Inventário para Empresários: Como Organizar os Bens da Empresa

Há várias aplicações possíveis para o termo “inventário”. A mais popular e conhecida é utilizada quando há o falecimento de alguém, e precisa ser realizado um inventário de todos os bens dessa pessoa para que eles sejam partilhados entre os herdeiros. Esse, no entanto, não é o único contexto que o inventário é utilizado.

A palavra vem do latim “inventarium”, e pode significar tanto uma relação de bens deixados por alguém como uma lista na qual são registrados minuciosamente os itens constantes em um determinado lugar – como em uma empresa, por exemplo. 

A gestão corporativa faz uso dessa segunda definição do termo, referindo-se à lista de todos os bens e materiais que uma empresa possui em estoque, sejam armazenados em suas próprias instalações ou fora delas. Dependendo do negócio da empresa, os materiais listados em inventário podem ser utilizados na fabricação de bens mais complexos, ou podem ser eles mesmos o foco de comercialização.

Independente das circunstâncias, uma coisa é inegável: empresas que possuem inventários sempre atualizados estão mais prevenidas contra desperdícios, perda de vendas e uma série de outras questões que podem representar ameaças à sua gestão. 

No artigo a seguir, você verá porque recomendamos que a sua empresa mantenha um inventário atualizado, quais são os tipos de inventário que existem no contexto empresarial e como esse procedimento deve ser realizado para organizar os bens da sua empresa. Confira! 

Por que fazer um inventário para a empresa?

Há diversos motivos que justificam a realização de um inventário para empresas. A seguir, vamos conferir os mais importantes a serem destacados entre eles.

Redução do desperdício 

Que empresa não gostaria de se beneficiar da implementação de uma ferramenta que ajudaria a reduzir drasticamente os níveis de desperdício de suas operações? Uma das principais vantagens relacionadas à realização do inventário é justamente essa, a possibilidade de evitar o desperdício.

Por meio do inventário, a gestão assume controle sobre as quantidades estocadas de determinado produto ou insumo, definindo qual a quantidade necessária de acordo com a demanda. Desse modo, caso um produto não esteja sendo muito vendido, é possível direcionar os recursos que seriam aplicados nele a outras áreas da sua empresa, resultando em um potencial crescimento do negócio como um todo.

Em muitas empresas, um detalhe muito importante a ser observado é a validade dos produtos, ou o risco deles se tornarem obsoletos. A depender da natureza das suas operações, essa é uma possibilidade que deve ser considerada e monitorada. Com a manutenção de um inventário atualizado, essas situações podem ser evitadas, já que essa ferramenta ajuda a registrar a quantidade dos produtos, bem como as especificações de cada um deles.

Além disso, há que se considerar o custo que a manutenção de um depósito pode representar. Com um inventário preciso e atualizado, é possível otimizar essa despesa – seja alugando um espaço menor ou contratando menos funcionários para ficarem responsáveis por ele. Sem falar que, ao manter apenas a quantidade necessária de itens estocados, a gestão também consegue resultados mais eficientes quanto ao processo de empacotamento e de envio dos produtos.

Maior facilidade na identificação de problemas

Com um controle preciso do seu inventário, fica muito mais fácil identificar problemas antes deles surgirem ou se agravarem. Falhas ou erros nos pedidos e avarias nos produtos durante o empacotamento são alguns exemplos de situações que podem ocorrer durante o processo de vendas – mas, com a existência de um inventário, seus danos podem ser minimizados, já que há maiores chances de identificar esses erros a tempo de serem corrigidos e evitar prejuízos.

Otimização do estoque

Sua empresa alguma vez se deparou com um aumento na demanda sem conseguir supri-la? Isso, muitas vezes, acontece devido a uma falha em prever as circunstâncias que levaram a esse aumento. 

Com um estoque otimizado você também diminui as chances desse tipo de problema ocorrer. Ao conhecer exatamente a demanda média mensal e as oscilações que podem ocorrer devido à sazonalidade, é possível planejar o seu estoque com muito mais precisão e eficiência. Assim, você conseguirá manter um estoque enxuto e preparado para atender às demandas dos clientes.

Melhor atendimento aos clientes

Como consequência de todas as vantagens que você viu até aqui, a realização do inventário dos bens da sua empresa contribui diretamente para melhores relações com seus clientes. 

Em tempos de competição acirrada entre empresas do mesmo nicho, isso pode fazer toda a diferença para garantir um atendimento de qualidade que vai fazer com que sua empresa se destaque em relação à concorrência.

Se você já está convencido(a) a respeito da importância de realizar um inventário para organizar os bens da sua empresa, continue a leitura para conferir quais são os tipos de inventário que existem e dicas para implementar essa ferramenta na sua gestão.

Quais são os tipos de inventário que existem?

Se tratando da realização de inventário para organização dos bens em uma gestão empresarial, há três tipos de procedimentos que podem ser implementados. Cabe ao empresário ou empresária analisar cada um deles e identificar o que faz mais sentido para o seu negócio. Se necessário, é possível explorar mais de uma solução ao mesmo tempo. Veja a seguir quais são elas.

Inventário periódico

O primeiro tipo de inventário sobre o qual iremos falar é o inventário periódico, muito útil para empresas que precisam fazer a contagem e a atualização do estoque em períodos predeterminados – semanalmente, quinzenalmente, mensalmente, trimestralmente, semestralmente, e assim por diante. 

Esse tipo de inventário é o mais adequado quando as vendas não atualizam automaticamente os números em estoque, demandando que novas verificações sejam realizadas com esse propósito. 

A periodicidade para atualização do inventário deve ser decidida pela própria gestão da empresa, levando em conta a importância do fluxo de movimentações para os processos do empreendimento.

De maneira geral, esse modelo é o mais adequado para empresas que não têm grandes movimentações de estoque, ou para aquelas que fazem grandes reposições de mercadorias com o auxílio de seus fornecedores.

Inventário permanente

Essa modalidade de inventário é a opção adotada por organizações que fazem a atualização de seu estoque em tempo real, ou seja, sempre que uma mercadoria entra ou sai dos depósitos.

Para garantir que os relatórios desse tipo de estoque sejam de fato fidedignos, o empresário precisa do auxílio de um software de gestão que conte com a função de controle de estoques integrada. Assim, o sistema fará o controle de forma automática, reduzindo a incidência de erros humanos. 

A principal vantagem do inventário permanente é a possibilidade de obter informações atualizadas a qualquer momento. Desse modo, investir nessa opção garante que a tomada de decisões aconteça de maneira mais segura.

Inventário patrimonial

O terceiro tipo de inventário é o que mais se diferencia em relação aos outros dois. Enquanto o inventário periódico e o inventário permanente se tratam de ferramentas utilizadas para a gestão de estoques, o inventário patrimonial foca nos bens permanentes da empresa, como propriedades imobiliárias, meios de transporte, móveis, equipamentos, etc.

Em empresas pequenas, é relativamente fácil ter a ciência e o controle de todos os bens que fazem parte do seu patrimônio. Entretanto, todo empreendimento deve estar preparado para crescer e se desenvolver, e é justamente nesse contexto que a realização do patrimônio patrimonial se faz mais importante.

O inventário patrimonial garante uma visão ampla e controlada do que se utiliza dentro e fora da empresa e quem são os responsáveis pelo uso e manutenção de cada bem, facilitando a segurança de todos os equipamentos.

Agora que você já conhece quais são os tipos de inventário que pode implementar na gestão empresarial do seu negócio, continue a leitura para descobrir como organizar os bens da sua empresa com o auxílio dessa ferramenta.

Como organizar os bens da empresa através de um inventário?

Depois de conhecer os tipos de inventário empresarial que existem e as vantagens que ele oferece para a sua empresa, o próximo passo é entender como implementá-lo. Vale ressaltar que o nível de complexidade dessa tarefa vai depender diretamente do tamanho do seu empreendimento.

Nesse sentido, um bom planejamento pode fazer toda a diferença. Também é indispensável que os funcionários estejam por dentro do que será realizado, das normas a serem adotadas e do cronograma estabelecido. Veja abaixo algumas etapas importantes para obter sucesso ao organizar os bens da sua empresa

1. Escolha o método mais adequado para o seu negócio

Conforme vimos no tópico anterior, as principais modalidades de inventário de estoque são o permanente e o periódico (deixando de lado o inventário patrimonial, que é feito para catalogar os bens permanentes da empresa). 

A escolha pelo método ideal vai depender do modelo do seu negócio. Nesse sentido, é preciso considerar alguns aspectos, como a relevância da movimentação do estoque para os processos da sua empresa, a logística implementada, o volume de vendas e o tamanho do empreendimento, entre outros.

Caso prefira, é perfeitamente possível adotar ambos os modelos simultaneamente. Nesse caso, a atualização do inventário seria feita permanentemente, com recontagens sendo realizadas periodicamente para aumentar a confiabilidade dos números.

2. Especifique as categorias de produtos

A categorização dos produtos do seu estoque depende, é claro, dos tipos de mercadorias que são armazenadas nele. Afinal, as classificações do estoque de um empresa automotiva serão completamente diferentes das classificações que podem ser utilizadas no estoque de uma papelaria, por exemplo.

É importante que as categorias sejam definidas previamente para assegurar a eficiência da contagem dos itens, que é uma das etapas seguintes. 

3. Separe e classifique as mercadorias em estoque 

Depois de definir as categorias que serão utilizadas, é hora de agrupar os objetos fisicamente. Nessa etapa, é possível especificar cada mercadoria de acordo com o seu tamanho, peso, cor, preço de custo e venda, entre outros atributos.

É importante que a empresa e seus funcionários estejam preparados para rearranjar o espaço físico do estoque, pois esse esforço poderá ser necessário para garantir uma maior otimização da organização das mercadorias.

4. Faça a contagem de cada item

Até aqui, você decidiu a metodologia de inventário que mais faz sentido para a sua empresa, definiu as categorias do seu estoque, classificou e separou fisicamente os produtos. O próximo passo é provavelmente o mais trabalhoso e demorado, envolvendo a contagem de cada item.

Oriente seus funcionários para garantir que essa etapa seja realizada com o cuidado e a atenção que merece, uma vez que contagens erradas podem prejudicar todo o trabalho realizado até aqui. Ao finalizar essa contagem, é importante ter em mãos uma relação completa dos itens presentes no estoque, suas categorias e a quantidade disponível de cada um.

5. Mantenha o inventário atualizado

Por fim, agora que seu inventário já está pronto, é de suma importância mantê-lo devidamente atualizado de acordo com a metodologia escolhida lá na primeira etapa. Vale lembrar que a diferença entre inventário periódico e inventário permanente é a frequência com que os números são atualizados – de qualquer modo, manter os números em dia é essencial.

Caso você tenha optado pelo modelo periódico, as atualizações do inventário devem seguir um cronograma preestabelecido, que deve ser criteriosamente respeitado para manter a confiabilidade dos números obtidos. Se tratando do inventário permanente, a atualização deve ser constante, com registros sendo realizados de maneira instantânea perante a entrada e saída de produtos e insumos do estoque. 

Este artigo foi útil para te auxiliar na gestão da sua empresa? Se você gostou desse conteúdo, continue acompanhando nosso site! Aqui, você sempre encontra as melhores dicas e orientações.

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